Die Vorzimmerhürde – wie erreiche ich den richtigen Ansprechpartner?

Die Vorzimmerhürde oder wie erreiche ich den richtigen Gesprächspartner

 

Wenn Sie zum ersten Mal bei einem Geschäftskunden anrufen, werden Sie nur in den wenigsten Fällen direkt und ohne Umweg zu Ihrem richtigen Ansprechpartner – dem Entscheider – durchdringen.

Im besten Fall kennen Sie durch Recherchen oder Empfehlungen den Namen und Positionsbezeichnung Ihres Wunschpartners, bei der klassischen Kaltakquise beginnt Ihr erster Kontakt eh bei der Zentrale oder dem Servicecenter.

Jetzt entscheidet es sich: werden Sie kurzerhand abgewimmelt oder überqueren Sie diese Hürde souverän.

Woran kann es liegen? Einfach Glück oder Pech gehabt?

 

In der Servicehotline einer Bank hatte ich regelmäßig Anrufer, die versuchten, genau diese Hürde zu überspringen.

9 von 10 haben folgende Antwort bekommen:

„Bitte schicken Sie uns Ihre Unterlagen per Email zu, wir leiten sie gerne an Herrn/Frau X weiter.“

 

Wie schaffen Sie es nun, zu dem 1 von 10 zu gehören, der verbunden wird oder die Durchwahl erhält?

• Streichen Sie sofort lustlose Standardformulierungen
  
  wie: „mein Name ist Adam Riese von der Firma ABC Technik International GmbH, ich hätte gerne mit dem zuständigen Kollegen für Rechenautomaten gesprochen.“

• Telefonieren Sie keine Adresslisten ab
  
  gemäß dem Motto:“noch 10 potentielle Kunden, dann ist endlich Mittagspause“.
  Ihr Gesprächspartner merkt, dass er nur einer von vielen ist und Sie selber nicht mehr an Ihren Erfolg glauben.

Einfach aber wahr – Ihr Erfolg hängt zum großen Teil davon ab,
wie Sie mit der ersten Person, die sich meldet, kommunizieren!

Ob Telefonzentrale, Service-Center, Assistenz oder Sekretariat –
den Menschen dort müssen Sie blitzschnell davon überzeugen, dass Sie interessant für den gewünschten Gesprächspartner sind.

Wie gelingt Ihnen das am besten in der Praxis?

• Mein wichtigster Tipp:
  Gehen Sie wertschätzend mit diesem Menschen um und behandeln Sie ihn auf Augenhöhe.
  Also weder von oben herab noch überhöflich unterwürfig.

 

• Melden Sie sich verständlich mit Ihrem Namen und verzichten Sie zunächst auf komplizierte Firmenbezeichnungen.

 

• Bevorzugen Sie Meldungen wie „Ich bin…“ oder „hier ist..““Mein Name ist xy von Firma TZ“ klingt in vielen Ohren unangenehm nach Call Center.“

 

• Sagen Sie in einfachen Worten, worum es geht.
  Also z.B. die Gesundheit oder Weiterbildung der Mitarbeiter, den Fuhrpark, IT- Lösungen usw.
  Dann weiß der Kollege oder die Kollegin, in welchen Bereich Sie gehören.
  Sobald sich jemand ernst genommen fühlt, entsteht ein Dialog und die ersten Informationen werden ausgetauscht. So können Sie sich Stück für Stück weiter Vorfragen.

 

• Bedanken Sie sich freundlich und ehrlich für die Unterstützung.
  

 

Ich wünsche Ihnen ganz viel Erfolg!

Und falls Ihnen diese Anrufe trotzdem schwer über die Lippen gehen
– ein Telefoncoaching wirkt manchmal Wunder.

Sie erhalten
–  fachlich fundiertes Feedback,
– bekommen individuelle Tipps,
– probieren Formulierungen aus, die zu Ihnen passen, und
– gehen gestärkt und motiviert an die nächste Akquise.