Videotelefonie und Videokonferenzen

Videotelefonie und Videokonferenzen –
10 Tipps für eine besondere Herausforderung

In der letzten Zeit erreichen mich mehr und mehr Anfragen zum Thema Videotelefonie und Videokonferenzen.

Immer häufiger werden Telefonkonferenzen von Videokonferenzen abgelöst, weil Kollegen sehen wollen, mit wem Sie sprechen und vor allem, weil sie so gemeinsam in Echtzeit an einem Dokument arbeiten können.

Dienstleister sehen in diesem Kommunikationsweg gerade in Bezug auf die jüngere Generation viel Potential.

Bei vielen Banken und Versicherungen ist die Kundenberatung per Video zwischenzeitlich schon Standard.

„Telefonieren mit Bild“ bietet ohne Zweifel gegenüber dem klassischen Telefonat enorme Vorteile. Der Beziehungs- und Vertrauensaufbau fällt einem Kunden leichter, wenn er sich „ein Bild machen kann“ von der Kompetenz und dem Erscheinungsbild des gesamten Menschen.

Trotzdem fehlt einiges von dem, was ein persönliches Gespräch ausmacht – sei es der feste sympathische Händedruck, die Sicherheit als Gastgeber im eigenen Büro und der lockere Small Talk zu Beginn.
Ich kann gut verstehen, dass es vielen Menschen schwerfällt, alleine in einer technischen, sterileren Umgebung sicher und überzeugend zu kommunizieren.

Mit folgenden 10 Tipps werden Sie locker auch diese Herausforderungen meistern

1. Für Ruhe sorgen
Bei der Videotelefonie sind die Mikrofone in der Regel hochsensibel und nehme Außengeräusche stärker auf als z.B. ein Headset.
Türen, die auf und zu gehen, ein klingendes Telefon oder andere Hintergrundgeräusche bitte ausschalten.

2. Umgebung beachten
Der Bildausschnitt, der von Ihnen zu sehen ist, sollte natürlich professionell gestaltet sein. Dazu gehört ein passender Hintergrund, Ihr Schreibtisch ist aufgeräumt, der bunte lustige Kaffeebecher kommt weg, ein Glas Wasser macht sich immer gut.

3. Vorbereitet sein
Schnelle Bewegungen wirken am Bildschirm unschön und irritierend, noch schlimmer, wenn Sie zwischendurch mal „abtauchen“ oder ganz weg sind. Sie sollten Unterlagen, die Sie unter Umständen brauchen, griffbereit liegen haben.

4. Die richtige Kleidung wählen
Tragen Sie Kleidung, die Sie auch im Sitzen gut zur Geltung bringt, und verzichten Sie auf alles Auffällige. Sie wollen ja mit Ihrer Persönlichkeit wirken.
Liebe Leserinnen:
Weniger ist mehr! Lassen Sie das große Kuscheltuch und die Statementkette weg und zeigen Sie mehr von sich.

5. Sitzhaltung
Wichtig ist eine ruhige, offene und zugewandte Körperhaltung. Am einfachsten fällt diese, wenn wir mit beiden Füßen fest auf dem Boden stehen und uns nicht anlehnen. Legen Sie die Hände neben dem Körper auf dem Schreibtisch ab und lehnen Sie sich ganz leicht nach vorne. Ja, genau so, als freuen Sie sich, den anderen zu sehen.

6. Störungen und Ablenkungen unbedingt vermeiden
Stellen Sie sicher, dass Sie während der Videoaufnahmen nicht gestört und nicht abgelenkt werden. Dazu gehört das Summen des Handys – also bitte lautlos stellen.

7. Körpersprache
Der Vorteil der Videotelefonie ist, dass Sie Ihre Körpersprache aktiver einsetzen können als am Telefon. Nutzen Sie die Chance, Ihre Gestik gezielt einzusetzen, doch vermeiden Sie jede Übertreibung oder hektische Bewegungen. Die andere Seite sieht ja nur einen Ausschnitt von Ihnen.

8. Mimik
Freundlich sein, lächeln ist immer gut! Wir alle kennen das Stichwort „Spiegelneuronen“.
Ja, auch wenn Sie allein sind und der andere gerade spricht – Ihre Mimik wird beobachtet.
Viele Menschen sind sich überhaupt bewusst darüber, wie sie schauen, wenn Sie z.B. längere Zeit zuhören. Lassen Sie sich filmen oder schauen Sie sich die gespeicherten Aufnahmen bewusst unter dem Aspekt Ihrer Mimik an. Holen Sie sich Feedback von Freunden und Kollegen ein.

9. Deutlich und langsam sprechen
Bei einigen Systemen kommt das Gesagte immer noch mit einer leichten Verzögerung an. Achten Sie auf die Reaktion Ihres Gegenübers und Sie werden merken, wie gut er Ihnen folgen kann – ein unschlagbarer Vorteil gegenüber dem Telefon.

10. Aktiv und geduldig zuhören – aussprechen lassen
Hören Sie selber geduldig zu und lassen Sie Ihr Gegenüber aussprechen. Zeigen Sie mit Ihrer Mimik und Körpersprache, dass Sie interessiert sind.

Viel Spaß und Erfolg!